1. Kan er betaald worden — met iDEAL?
Veel (vooral Amerikaanse) tools kunnen geen betalingen verwerken, of alleen via creditcard en PayPal. Voor Nederlandse invullers is iDEAL de norm; ontbreekt die, dan kost dat direct conversie. Check ook hoe het betalen werkt: via je eigen betaalaccount (het geld gaat direct naar jou) of via het platform (dan zit er een partij tussen jouw geld en jou).
2. Wat kost een inzending?
Let op het prijsmodel: sommige tools rekenen per inzending of houden een percentage van elke betaling in. Dat lijkt goedkoop bij tien inzendingen en wordt duur bij duizend. Een vast maandbedrag is voorspelbaar — zo doen wij het, zonder kosten per inzending.
3. Waar staan je gegevens (AVG)?
Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor wat je formulieren verzamelen. Check: waar wordt gehost (EU? Nederland?), is er een verwerkersovereenkomst, kun je bewaartermijnen instellen en gegevens op verzoek verwijderen? Bij ons: hosting in Nederland, verwerkersovereenkomst inbegrepen, bewaartermijnen per formulier.
4. Kun je er wéér uit?
De belangrijkste vraag die niemand stelt bij het instappen. Kun je je formulieren en inzendingen exporteren in een bruikbaar formaat (CSV, Excel)? Een tool zonder export is een tool met lock-in.
5. Uit wiens naam gaan de e-mails?
Bevestigingen die uit naam van de tool verstuurd worden ("via formtool.com") ogen onprofessioneel en belanden vaker in spam. Check of automatische e-mails in jouw huisstijl en uit jouw naam kunnen.
6. Past het bij afspraken en reserveringen?
Plan je afspraken of verhuur je iets, dan is een los formulier niet genoeg — je wilt een agenda met beschikbaarheid zodat dubbel boeken onmogelijk is. Dat kunnen de meeste formulier-tools niet.
7. Welke limieten zitten er op?
Kijk verder dan de prijs: hoeveel inzendingen, formulieren en opslag zitten er in je pakket, en wat gebeurt er als je eroverheen gaat? Een "gratis" plan met tien inzendingen per maand is voor een club of ondernemer geen plan.
8. Is het toegankelijk voor élke invuller?
Formulieren moeten ook werken voor mensen met een screenreader of motorische beperking (WCAG). Dat is niet alleen netjes — voor (semi-)publieke organisaties is het verplicht. Vraag ernaar, of test het met alleen een toetsenbord.
9. In welke taal helpt de support je?
Als het misgaat op de avond vóór je evenement, wil je geen Engelstalig ticketsysteem met 48 uur responstijd. Nederlandse tools hebben hier een streepje voor — wij helpen gewoon in het Nederlands.
Uitproberen zegt meer dan vergelijken
Lijstjes zoals dit helpen, maar een middag klikken zegt meer. Vrijwel elke tool heeft een gratis proefversie; bouw hetzelfde formulier in je twee favorieten en voel het verschil. Hier proef je de onze — en overstappen met je bestaande formulieren kan met een import.
