Stap 1 — Zet eerst je assortiment op een rij
Begin bij wat je verkoopt, niet bij het formulier. Per product heb je drie dingen nodig: een naam, een prijs en of iemand er meer dan één van kan bestellen. Daarnaast de keuzes die de prijs wel of niet veranderen — een maat verandert niks, glutenvrij of een naam op de rug wel.
Een bestelformulier is sterk bij een overzichtelijk aanbod: tien soorten gebak, clubkleding, een marktkraam, een pakket of een dienst. Verkoop je honderden artikelen met voorraadbeheer per kleur en maat, dan is een echte webshop op zijn plek. Daar wordt dit formulier niet de vervanging van, en dat moet het ook niet willen.
Stap 2 — Bouw het formulier
Je hoeft niet bij nul te beginnen: het sjabloon bestelformulier staat klaar met producten, adres en opmerkingen erin. In de formulierbouwer sleep je per product een productveld op zijn plek: naam, prijs, en een aantal als je dat wilt. Opties als maat, smaak of kleur worden keuzevelden; een toeslag zet je als bedrag bij de optie, zodat hij meetelt in het totaal. Onderaan het formulier loopt de totaalprijs mee terwijl de klant kiest.
Of laat de AI je bestelformulier maken
Staat je aanbod al ergens — op je website, in een PDF-menukaart, op een foto van je prijsbord of in een Excel-lijst — dan hoef je het niet opnieuw in te typen. Geef die bron aan de AI en hij maakt er een bestelformulier van met prijzen, omschrijvingen en foto’s. Dat gaat tot 150 producten per keer. Wat eruit komt is een concept: jij loopt de producten en prijzen na vóór je het live zet. Latere wijzigingen vraag je gewoon aan de AI-assistent (“zet de soep op € 7”) of doe je zelf in de bouwer.
Stap 3 — Laat de klant direct afrekenen
Een bestelling die nog betaald moet worden is een bestelling die je nog moet najagen. Koppel daarom je eigen gratis Mollie- of Moneybird-account en zet iDEAL aan — creditcard, PayPal of Bancontact kan erbij. Het geld komt rechtstreeks op jouw rekening; wij rekenen niets per bestelling, alleen je provider vraagt per transactie een klein bedrag.
Wil je liever bij ophalen laten betalen, dan kan dat ook: zet de betaling op optioneel en werk de betaalstatus later bij. Je weet dan alleen niet vooraf of de bestelling echt doorgaat.
Stap 4 — Regel ophalen of bezorgen
Hier gaan de meeste bestelformulieren de mist in: iedereen krijgt elke vraag. Met voorwaardelijke velden vraag je het adres alleen aan wie laat bezorgen, en de bezorgkosten rekenen alleen in dat geval mee. Een datumveld met tijdsloten houdt je planning kloppend, en een voorraad per product of per dag zorgt dat op=op ook echt op is — dan kan er niet meer besteld worden dan je kunt leveren.
Stap 5 — Verwerk de bestellingen
Elke bestelling komt binnen met betaalstatus en alle keuzes erbij. De klant krijgt automatisch een bevestiging met PDF-bon, jij een notificatie. Werk je met een productie- of verzendslag, dan geef je bestellingen een eigen werkstatus zoals Orderpicken, Verzonden of Geleverd, met per status een mail aan de klant. Voor de keuken of de werkplaats exporteer je de bestellijst als CSV, en in de statistieken zie je omzet en aantallen per periode.
Drie dingen die vaak misgaan
- Toeslagen buiten het totaal houden. Als bezorgkosten of een optietoeslag niet meerekenen, klopt het bedrag dat de klant betaalt niet met de bestelling. Zet er een prijs bij de optie, geen losse opmerking.
- Geen maximum instellen. Zonder voorraad of sluitdatum verkoop je door op een dag die al vol zit.
- Een gekopieerde prijslijst niet nalezen. Of je ’m zelf overtypt of door de AI laat inlezen: controleer de prijzen één keer rustig na. Een verkeerde prijs in een bestelformulier kost direct geld.
