Waarom een incasso mislukt
- Onvoldoende saldo — verreweg de meest voorkomende reden, en meestal een kwestie van een paar dagen.
- Rekening opgeheven of geblokkeerd — dan heb je een nieuw rekeningnummer en dus een nieuwe machtiging nodig.
- Storno door de klant — bij een Europese incasso mag een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden laten terugboeken.
- Machtiging ingetrokken — de klant heeft zijn machtiging stopgezet, bij jou of bij zijn eigen bank.
Waar je het ziet
Bij de aanmelding
Gaat de eerste betaling niet door, dan is er ook geen machtiging en dus geen abonnement. Zo'n inzending blijft in je overzicht als openstaand staan. Je kunt automatische betaalherinneringen aanzetten: na hoeveel dagen ze uitgaan, hoe vaak ze maximaal worden herhaald en met welke tekst bepaal je zelf. De klant kan de betaling gewoon alsnog afronden via de link in die mail.
Bij een lopend abonnement
De incasso's zelf lopen bij je betaalprovider. Een mislukte incasso of terugboeking zie je daar terug in je dashboard, met de reden erbij. In het overzicht Terugkerende betalingen zie je aan de kant van je formulier de status van elk abonnement, de eerstvolgende incassodatum en de status van de machtiging — geldig, ingetrokken of verlopen. Werk je met herhaalfacturen via Moneybird, dan komt het abonnement na een onbetaald gebleven factuur op 'gepauzeerd' te staan, zodat het in je overzicht opvalt.
Zo volg je het op
1. Neem contact op voordat je iets stopzet
Bij onvoldoende saldo is een korte mail meestal genoeg. Zoek de abonnee op naam, e-mailadres of IBAN in je overzicht — dan heb je de gegevens en het bedrag er direct bij.
2. Laat opnieuw betalen of opnieuw machtigen
Is de betaling bij de aanmelding mislukt, dan kan de invuller die alsnog afronden. Is de machtiging vervallen of het rekeningnummer gewijzigd, laat de klant zich dan opnieuw aanmelden via je formulier: die nieuwe eerste betaling legt meteen een geldige machtiging vast op het nieuwe rekeningnummer.
3. Stop wat niet meer loopt
Blijft het stil, dan zet je het abonnement met één klik stop — dat stopt het ook bij je betaalprovider, en bij een Moneybird-koppeling verdwijnt de herhaalfactuur mee. Wil je alleen de machtiging beëindigen, dan trek je die apart in. Let op: een ingetrokken machtiging kun je niet terugdraaien; de klant moet dan opnieuw machtigen.
Minder storno's, met een paar gewoontes
- Een herkenbare naam op het afschrift. De meeste terugboekingen komen doordat iemand een afschrijving niet plaatst.
- Kondig aan wat er gaat gebeuren. Bedrag, interval en startdatum horen in de bevestigingsmail bij de aanmelding — dat is meteen je vooraankondiging.
- Maak opzeggen makkelijk. Elke abonnee krijgt een persoonlijke beheerlink. Wie zelf kan opzeggen, hoeft niet te storneren.
- Mail bij wijzigingen. Verandert er iets aan het bedrag of de datum, laat het dan weten via een mailing voordat de incasso langskomt.