Twee routes, afhankelijk van wat je nodig hebt
Er zijn twee manieren om een terugkerende betaling af te handelen. Ze verschillen niet in het innen, maar in wat de klant erna in zijn mailbox krijgt.
1. Incasso met een bevestiging en een bon
De eenvoudigste route: je klant vult je formulier in, betaalt de eerste termijn via iDEAL en wordt daarna elke periode geïncasseerd via je eigen Mollie-account. Bij de aanmelding krijgt hij een bevestigingsmail met een PDF-bon in jouw huisstijl. Voor particuliere abonnees — een lidmaatschap, een donatie, contributie — is dat meestal genoeg.
2. Een herhaalfactuur uit je eigen boekhouding
Heb je zakelijke klanten, of wil je gewoon dat elke periode een echte factuur de deur uit gaat? Koppel dan je Moneybird-administratie. Zodra de eerste betaling binnen is, maakt het formulier in Moneybird een terugkerende factuur aan voor deze klant: elke periode wordt die automatisch verstuurd en geïncasseerd, in de opmaak van je eigen administratie.
Wat er in zo'n herhaalfactuur staat
De herhaalfactuur factureert per periode precies het abonnementsbedrag. Eenmalige onderdelen uit dezelfde aanmelding — inschrijfgeld, een installatie, een startpakket — zitten in de eerste betaling en worden dus níét elke periode opnieuw gefactureerd. Het bedrag gaat als brutobedrag naar Moneybird, waar de btw eruit wordt gesplitst volgens het tarief dat jij in het profiel hebt gekozen. Werk je zonder btw, dan blijft de regel netjes zonder btw-tarief. De factuur krijgt het inzendingsnummer als referentie en de taal van de inzending, zodat een Duitse of Engelse klant zijn factuur in zijn eigen taal krijgt.
Wat je nodig hebt in Moneybird
Voor deze route moet er in je Moneybird-administratie een paar dingen kloppen. Je koppelt de administratie in je betaalprofiel en kiest daar:
- Het werkproces dat de facturen verstuurt.
- Een btw-tarief en een grootboekrekening voor de factuurregel.
- De betaaltermijn (standaard veertien dagen).
- In Moneybird zelf: een actieve betaalprovider óf automatische incasso (SEPA) op dat werkproces — anders krijgt de herhaalfactuur geen betaallink en wordt er niets geïncasseerd.
In het betaalprofiel controleren we die punten voor je en laten we zien wat er nog ontbreekt, zodat je er niet pas achter komt als de eerste factuurronde uitblijft.
Als een abonnement stopt
Zegt een klant op via zijn beheerlink, of stop jij het abonnement vanuit je overzicht? Dan wordt de terugkerende factuur in Moneybird ook verwijderd. Er gaat dus geen factuur meer uit voor een abonnement dat niet meer loopt — en je hoeft niet in twee systemen op te ruimen.
Wat je zelf in de gaten houdt
Herinneringen bij een openstaande factuur verstuurt Moneybird volgens je eigen instellingen. Blijft een factuur uit een herhaalreeks onbetaald, dan zie je dat abonnement in je overzicht op 'gepauzeerd' staan — je weet dus waar je op moet opvolgen. Hoe je zo'n geval oppakt, staat in de gids over mislukte incasso's.
